תהליכי אוטומציה: מעקב שלם שרץ לבד
ליד חדש נכנס. תוך דקה הוא מקבל הודעה, אחרי יומיים אם עוד לא ענה - תזכורת, ואם לא קרה כלום - משימה לנציג. ואתם לא נוגעים בכלום.
תהליכי אוטומציה ב-Kala מחברים פעולות, תנאים והמתנות לתהליך אחד שרואים על המסך, מפרסמים - והוא רץ על כל פנייה והזמנה. ובכל רגע אפשר לראות איפה כל אחת נמצאת בתהליך ומה כבר קרה לה.
בונים את התהליך על מסך אחד
- מציירים במקום לנחש: מתחילים בטריגר (למשל פנייה חדשה או שינוי סטטוס) ומוסיפים צעדים בלחיצה - הודעה, שינוי סטטוס, שיוך לנציג, משימה, התראה ועוד.
- תנאים עם "כן" ו"לא": התהליך מתפצל לפי מה שקורה - הסטטוס, השדות, שעות הפעילות או תשובה שהתקבלה - ולכל ענף יש המשך משלו.
- המתנות: מחכים כמה דקות או ימים, עד שעה קבועה או עד יום העסקים הבא - ובינתיים התהליך ממשיך לעבוד לבד.
- מטרה וכלל עצירה: מגדירים מתי התהליך נגמר - למשל כשהפנייה נסגרה - כדי שלקוח שכבר רכש לא יקבל עוד תזכורת.
- טיוטה ופרסום: עובדים על טיוטה, מדמים "מה יקרה לפנייה כזו", בודקים על פנייה אחת, ורק אז מפרסמים. אפשר לחזור אחורה (Ctrl+Z) ולשחזר גרסה קודמת.
- קודם בודקים: המערכת מזהה צעד שחסר בו ערך, לולאה בלי המתנה או יעד שכבוי - וחוסמת פרסום של תהליך שבור.
רואים איפה כל פנייה נמצאת
- מספרים על כל צעד: כמה עברו בצעד בשבוע האחרון וכמה מחכים בו עכשיו.
- לשונית "הרצות": רשימה של כל מי שנכנס לתהליך, עם הסטטוס שלו, הצעד שבו הוא עומד ומתי יתקדם. אפשר לסנן לפי מספר פנייה או הזמנה.
- המסלול האמיתי: בלחיצה אחת מסמנים על הקנבס את הדרך שהפנייה באמת עברה - עם שעות, וסימון לצעד שנכשל או דולג.
- בדף הפנייה וההזמנה: לוח "תהליכים" מראה באילו תהליכים הרשומה נמצאת, ומאפשר להוציא אותה או להוסיף אותה לתהליך.
- גם בכמות: מסמנים כמה פניות ברשימה ומוסיפים את כולן לתהליך בפעולה אחת.
מפה של כל האוטומציות שלכם
- מי מפעיל את מי: מפת התהליכים מראה איך אוטומציות ותהליכים מפעילים זה את זה - בוודאות, או "אולי".
- מזהים בעיות לפני שהן קורות: לולאות, אוטומציה שמובילה ליעד כבוי ואוטומציה שאף אחד לא מפעיל מסומנות באדום.
- לא מתחילים מאפס: אוטומציה קיימת אפשר להעתיק לתהליך בלחיצה, ולהמשיך להרחיב אותה. האוטומציות הרגילות שלכם ממשיכות לעבוד כמו תמיד.
מתחילים מתבנית - או מתארים במילים
- תבניות מוכנות: קליטת פנייה חדשה, תזכורת תשלום, חידוש מנוי, בקשת חוות דעת ועגלה נטושה (בחנות). בוחרים, מתאימים לסטטוסים ולתבניות של העסק שלכם - ומפרסמים.
- בנייה עם AI: כותבים במילים רגילות מה אתם רוצים שיקרה, ותוך כדקה מתקבלת טיוטה של תהליך שמותאם לסטטוסים, למשתמשים ולתבניות שלכם. מה שלא נמצא מסומן באדום, ובודקים הכול לפני שמפעילים. השירות דורש חיבור AI באתר.
- "מה התהליך עושה?": לחיצה אחת מסבירה בעברית פשוטה מה התהליך עושה, מתי הוא נעצר ומה כדאי לבדוק.
שומרים על הלקוחות, לא מציפים אותם
- שעות פעילות: הודעות SMS, וואטסאפ ומיילים ממתינים לשעות שהגדרתם, ולא נשלחים באמצע הלילה.
- הגבלה יומית: קובעים כמה הודעות לכל היותר לקוח אחד יקבל ביום, ותהליכים לא יעברו את זה.
- שגיאה לא עוצרת הכול: אם צעד נכשל, התהליך ממשיך הלאה, והתקלה מופיעה בהרצה. אחת ליום מגיע אליכם מייל עם הסיכום אם הייתה תקלה.
- מדדים: מגדירים מטרה, למשל "הפנייה הפכה ללקוח תוך 30 יום", ורואים כמה אחוז מהנכנסים הגיעו אליה - על התהליך ועל כל צעד.
מעוניינים בתהליכי אוטומציה בעסק שלכם?
השאירו פרטים ונבנה יחד איתכם את התהליך הראשון - ממה שכבר קורה אצלכם היום.
