הגדרת משתמש "אחראי לטיפול" ביישות כלשהיא באופן אוטומטי מתבצעת באמצעות תהליך אוטומטי ובו פעולה של "קבע אחראי לטיפול".

לפני כן ודאו שאפשרות שיוך לאחראי דלוקה במערכת שלכם (הגדרות -> הגדרות CRM -> "אפשרות שיוך אחראי לטיפול עבור פניות / לקוחות / הזמנות").

בחלונית הוספה / עדכון של תהליך אוטומטי, בפעולה "קבע אחראי לטיפול" מופיע שדה "משתמש אחראי" ובו ניתן לבחור באחת מהאפשרויות הבאות:

1. הסרת המשתמש האחראי

2. קביעת משתמש מסויים מתוך הקיימים

3. משתמש באופן דינאמי
לדוגמא: אם נרצה לקבוע משתמש אחראי מתוך מאפיין מותאם אישית בשם "custom_user_id" נרשום attributes.custom_user_id

4. משתמש מתוך קבוצת שיבוץ (המערכת תחלק באופן שווה בין המשתמשים בקבוצה). 

במידה ורוצים לקבוע אחראי מתוך קבוצה של משתמשים:
א. יש לוודא שהגדרתם "קבוצות שיבוץ" בהגדרות המערכת תחת "שיוך משתמש כאחראי לטיפול".
ב. יש להגדיר למשתמשים הרצויים את קבוצות השיבוץ אליהן הם שייכים בטופס עריכת משתמש (רק כאשר הוא ניתן לסימון כאחראי).

ניתן להפעיל זמינות לפי ימים ושעות עבור כל משתמש
- יש להפעיל הגדרה הנמצאת בהגדרות המערכת -> "שיוך משתמש כאחראי לטיפול" -> "שימוש בהגדרת זמינות שיבוץ לכל משתמש"
- משתמשים ישובצו רק כאשר הם מוגדרים כ"זמינים לשיבוץ".

שימו לב:
כאשר כל קבוצת השיבוץ אינה זמינה:
- התהליך האוטומטי יקבע את המשתמש הראשון השייך לקבוצת השיבוץ (לפי מיקום ברשימת החברים).
- במידה ולמשתמש כלשהו מוגדר "קבע זמינות באופן אוטומטי" הוא יבחר לפני אלו שלא מוגדר להם כך.