מנהל המערכת יכול לבצע שינוי סיסמה והגדרת הרשאות למשתמשי המערכת. באזור 'משתמשים' עמוד עם העכבר על סמל המתשמש מצד שמאל למעלה (במערכות בעברית) ובחר באפשרות "משתמשים". ברשימת המשתמשים לחץ על שם המשתמש אותו תרצה לערוך. (במידה ותרצו לשנות עבורכם ניתן ישירות ללחוץ על שמכם במקום על 'משתמשים')        לשינוי סיסמה: באזור עריכת משתמש יש ללחוץ על הקישור 'קבע סיסמה חדשה'  לרשום את הסיסמא הישנה וגם את הסיסמא החדשה וללחוץ על כפתור...

משתמשים עם הרשאת "מנהל מערכת" יכולים להוסיף משתמשים חדשים. להלן תהליך ההוספה: 1. בתפריט העליון (מצד שמאל) יש לעמוד על האייקון של המשתמש (או התמונה האישית שלכם אם הגדרתם) וללחוץ על "משתמשים". 2. בדף רשימת המשתמשים יש ללחוץ על כפתור "הוספה" הירוק מצד שמאל למעלה. 3. בטופס שנפתח נרשום את פרטי המשתמש החדש ונלחץ על  "שמור". 4. אל כתובת האימייל של המשתמש החדש יגיע אימייל עם קישור להפעלת המשתמש. יש ללחוץ עליו לטובת התחברות ראשונית למערכת.

בשולחן העבודה (הדף הראשי של המערכת) מוצגות בין השאר רשימת פניות / הזמנות הדורשות טיפול. ניתן להגדיר שיופיעו רק פניות / הזמנות הנמצאות בסטטוסים מסוגים מסויימים.

ניתן להגדיר במערכת תבנית חתימה כללית, וחתימה אישית לכל משתמש. כאשר שולחים אימייל מהמערכת, כברירת מחדל המערכת תבצע שליחה מכתובת המערכת הראשית ובמידה ומופיעה חתימה בתבנית הנבחרת, תוצג החתימה הכללית. 1. ניתן להגדיר ששליחת אימיילים תתבצע מהמשתמש המחובר. אם בתבנית המייל ישנה חתימה, ולמשתמש המחובר מוגדרת חתימה היא תוצג. 2. ניתן להגדיר ששליחת אימיילים תתבצע מהמשתמש האחראי לטיפול בכרטיס הלקוח / פניה ממנו מתבצעת שליחה. אם בתבנית המייל ישנה חתימה, ולמשתמש האחראי מוגדרת חתימה היא תוצג....

הסטטוסים במערכת קאלה משמשים להגדרה של שלבים בתהליך טיפול בפניות, בהזמנות (נקראות גם הצעות מחיר), ולעיתים במוצרים בהזמנה. ההסבר הרשום כאן הוא עבור פניות אך נכון גם לגבי הזמנות ומוצרים בהזמנה.

במעבר לסטטוס המצריך רישום סיבה, יפתח שדה לבחירת הסיבה. שדה זה מכיל סיבות אפשריות שהוגדרו מראש, ניתן לערוך ולשנות את סיבות אלו.

ניתן להגדיר כך שבהעברת פניה/הזמנה לסטטוס מסויים, חובה יהיה לרשום הסבר לגבי מעבר לסטטוס זה.  

בכרטיס פניה / הזמנה קיים שדה להזנת מקור ההגעה המאפשר לבחור מקור הגעה מתוך רשימה שהוגדרה מראש. ניתן לשים מקור מותאם אישית על ידי בחירת "אחר" וכתיבתו. על מנת לערוך / לשנות את האפשרויות המופיעות בבחירת המקור יש לשנות את ההגדרה המתאימה:

בהוספת משימה/תיעוד, יש לרשום כותרת או לבחור מתוך רשימה מוגדרת מראש כך שבמקום הזנה ידנית של הכותרת תופיע תיבת בחירה עם האפשרויות הרצויות (ואפשרות בחירת "אחר" במידת הצורך).

שים לב!! המדריךהזה עוזר לך להציג את היומן של גוגל בלבד! ולא מסנכרן אותו לשום כיוון

כאשר רוצים להגדיר פילוח/סינון קבוע יש להגדיר את הסינון הרצוי לאחר מכן ללחוץ על השלוש נקודות בצד שמאל ל"בחר פילוח" ניתן לבחור כותרת לפילוח החדש שנוצר   גם ניתן להגדיר אם יוצג לכולם או לא וניתן להגדיר אם יוצג בתפריט תחת פילוחים יש לשמור את הפילוח החדש שיצרנו  לאחר ששומרים אפשר בלחיצה על ה לבצע שינויים בפילוח על ידי לחיצה על "שמור שינויים"   במידה ורוצים לשנות את ההגדרות של הרשאות או כותרת יש ללחוץ על "ערוך" לשליחת קישור לפילוח יש ללחוץ על "קישור" ולהעתיק את הקישור  

הגדרת משתמש "אחראי לטיפול" ביישות כלשהיא באופן אוטומטי מתבצעת באמצעות תהליך אוטומטי ובו פעולה של "קבע אחראי לטיפול". לפני כן ודאו שאפשרות שיוך לאחראי דלוקה במערכת שלכם (הגדרות -> הגדרות CRM -> "אפשרות שיוך אחראי לטיפול עבור פניות / לקוחות / הזמנות"). בחלונית הוספה / עדכון של תהליך אוטומטי, בפעולה "קבע אחראי לטיפול" מופיע שדה "משתמש אחראי" ובו ניתן לבחור באחת מהאפשרויות הבאות: 1. הסרת המשתמש האחראי 2. קביעת משתמש מסויים מתוך...

במערכת Kala ניתן ליצור אוטומציות מתוזמנות, כלומר מבוססות על תאריך מסויים. למשל אוטומציה הפועלת כאשר פניה / הזמנה נמצאים בסטטוס מסויים מעל X זמן, או לחילופין X זמן מתאריך כלשהו (מתוך מאפיין מותאם אישית או למשל תאריך היצירה). להלן הסבר איך להגדיר שדה תאריך, ואוטומציה שמבוססת עליו:

במערכת קאלה ניתן להגדיר תהליכים שיפעלו באופן אוטומטי ויבצעו מגוון פעולות בהתאם לצורך האישי שלכם. כל אוטומציה בנויה מ-2 חלקים: מפעיל ופעולות. כאשר המפעיל (טריגר) הוא מה שיגרום לאוטומציה להתחיל לעבוד (למשל כאשר סטטוס משתנה ל-X) ופעולות הן מה שיקרה בעקבות זאת (למשל שליחת אימייל ללקוח). לכל תהליך אוטומטי, בנוסף להגדרת הפעולה שמפעילה אותו ("המפעיל") ניתן להגדיר סינונים אשר יקבעו אם התהליך ירוץ או לא.