על מנת לבצע פעולה אוטומטית של שליחת אימייל או הודעת טקסט, נגדיר תהליך אוטומטי.

1. בתפריט העליון משמאל למעלה נעמוד על 'הגדרות' ונבחר 'תהליכים אוטומטיים' מהתפריט שנפתח.
2. בדף שנפתח (רשימת תהליכים אוטומטיים) יש ללחוץ על כפתור "הוספה" (ירוק משמאל למעלה)
3. בחלון שנפתח ראשית יש לבחור את הפעולה שתגרום לביצוע השליחה ("בחר פעולה כאשר..."),
למשל נשתמש ב- "סטטוס פנייה השתנה", ועבורו נגדיר גם "מסטטוס X" אל "סטטוס Y" (ניתן להגדיר אוטומציה מבוססת תאריך).
4. לאחר בחירת הפעולה, נבחר את התהליך שנרצה לבצע אוטומטית, למשל "שליחת אימייל"
או "שליחת הודעת טקסט" ועבורה נגדיר את התנאים המתאימים.
נלחץ שמור ונבצע בדיקה של התהליך החדש.

(במידה וישנה אפשרות חסומה, יש לפנות למרכז התמיכה דרך סמל '?'
בפינה השמאלית התחתונה באותו דף)

תיעוד פעילות והיסטוריית תקשורת:
ברשימת התהליכים, עבור כל תהליך ניתן לדעת את תאריך ושעת ההרצה האחרונה,
וגם ניתן לצפות בהיסטוריית הפעילות שלו.
בעמידה על החץ מימין לשורה (>) ולחיצה על סמל העין מתוך הפעולות המוצגות בתפריט
תופיע רשימת היסטוריית פעילות.

בחלונית היסטוריית התקשורת המופיעה בכטיס פנייה / לקוח / הזמנה,
ניתן לראות תיעוד של כל ההודעות והאימיילים שנשלחו עבור אותו כרטיס
ועבור כל תיעוד ניתן לדעת מי המשתמש שביצע את הפעולה או מספר התהליך האוטומטי שגרם לפעולה,
וכמו כן קישור לצפיה בהגדרות המשוייכות אליו.