יצירת משימות
קיימת אפשרות שהודעות נכנסות / אימיילים שהתקבלו / שיחות שלא נענו - יופיעו כ"משימה לביצוע".
זה מאפשר לראות את המשימה בצורה ברורה בכרטיס המתאים, בדף הבית וברשימת המשימות, עד שהמשימה מסומנת כבוצעה (ואז תופיע בהיסטוריית התקשורת בכרטיס המתאים).

זיהוי המשתמש האחראי
תקשורת מכל סוג שהיא אל המערכת יוצרת פניות או מתועדת בכרטיס קיים (כתיעוד רגיל או משימה).

המשתמש שאחראי לטיפול בפניה חדשה / משימה שנוצרה יקבע בהתאם לראשון שנמצא מבין האפשרויות הבאות:

1. תוסף מיפוי כתובות אימיילים, ותוסף מיפוי שיחות / הודעות בו ניתן לקבוע "משתמש אחראי" מסויים לפי כתובת מייל / מספר הטלפון.
תוספים אלו מאפשרים גם להגדיר פרמטרים שיווקיים (מקור / מדיה / קמפיין) וסטטוס.

2. בשיחות טלפון בלבד:
- כאשר מגיעה שיחה לשלוחה מסויימת, יבחר המשתמש המוגדר עבור השלוחה (אלא אם תוסף המיפוי כבר מצא משתמש).
- ניתן להגדיר שבעת סיום שיחה יעודכן המשתמש האחראי על היישות לפי המשתמש שסיים את השיחה (עובד רק אם ליישות אין משתמש אחראי).
- במידה והשיחה מצלצלת במספר שלוחות במקביל, יקבע האחראי לפי השלוחה הראשונה שקיבלה את השיחה. ניתן למנוע את זה (בכדי שהסעיף הקודם יעבוד) על ידי הדלקת ההגדרה "שיחה נכנסת מצלצלת - מנע שיוך משתמש אחראי לפי שלוחה"

2. באימיילים בלבד:
- יש אפשרות להגדיר "משתמש אחראי על משימות הנוצרות עבור אימייל תגובה נכנס" (הגדרת מערכת)
- במידה ומגיע מייל תגובה על מייל שיצא מהמערכת, האחראי יהיה המשתמש ששלח את המייל המקורי, אלא אם הוא שלח אותו "כמשמש האחראי על היישות" (אפשרות שליחת מייל כמשתמש האחראי מופיעה כאשר הגדרה תואמת דלוקה).
- יש אפשרות לזהות את המשתמש האחרון ששלח מייל עבור היישות שזוהתה (פועל בהתאם להגדרת מערכת set_auto_task_assignee_by_last_log)

2. בהודעות טקסט בלבד:
- אם המערכת זיהתה שהלקוח קיבל הודעה (כלומר יצאה הודעה מהמערכת) ממשתמש מסויים ב-48 שעות האחרונות, המשתמש ששלח את ההודעה הוא זה שיהיה האחראי על המשימה (ניתן לכבות זיהוי זה לפי הגדרה).
- ניתן להגדיר משתמש אחראי ספציפי עבור משימות של הודעות טקסט נכנסות.

3. בהתאם למשתמש שאחראי על הכרטיס שזוהה.

4. ניתן להגדיר שבשלב זה המערכת תזהה את האחראי לפי זה שביצע שיחה / הודעה יוצאת / אימייל יוצא (בהתאמה לסוג התקשורת שנכנסת) מהמערכת אל הלקוח ב-6 החודשים האחרונים. כנ"ל לגבי מיילים - רק ללא ההגבלה של 6 חודשים. 
שימו לב:
- בשיחות נכנסות - הגדרה זו תעבוד גם אם כבר זוהה משתמש אחראי לפי אחד הסעיפים למעלה.
- באימיילים והודעות - הזיהוי הזה יעבוד רק במידה ולא נמצא אחראי באחד מהסעיפים למעלה.

5. ניתן להדליק הגדרה של "זיהוי אחראי לטיפול לפי הלקוח המשוייך או פניות דומות".
ההגדרה כבויה כברירת מחדל.

6. ניתן להגדיר תהליכים אוטומטיים (!) מותאמים אישית שקובעים את המשתמש האחראי בהתאם לצרכים שלכם.


התראות למשתמשים
כאשר מתקבל אימייל או נכנסת שיחה אל המערכת, מוצגת התראה למשתמש שזוהה כאחראי.
כאשר מתקבלת הודעת טקסט (whatsapp / sms / facebook messenger) במערכת, רק במידה ודלוקה הגדרה של "הודעת טקסט נכנסת - הצג התראת מערכת" תוצג התראה למשתמש המערכת המתאים.
במידה ורוצים להציג התראה לכל המשתמשים יש להפעיל את ההגדרה "הצג התראות לכל המשתמשים" בתוסף המתאים.
ההתראה מציגה את השם מתוך הכרטיס שזוהה, את מספר הטלפון ואת נושא הפניה האחרון. במידה והכרטיס מקושר ללקוח מסויים, יוצג גם שם הלקוח.

ניתוח תוכן אימיילים
במקרה של אימייל נכנס שהוגדר עבורו ניתוח תוכן (שירות בתשלום) - גם כן תיווצר "פניה חדשה", אלא אם הוגדר שיתבצע זיהוי כרטיס לפי שדה טלפון שנמצא בתוכן או האימייל ממנו הגיע.