- לכל הזמנה יש להגדיר את אופן התשלום בשדה "תשלום באמצעות" (ניתן להגדיר כשדה חובה).
- יש להגדיר במערכת סוגי מוצרים אשר עבורם יתבצע חיוב מחזורי אוטומטי, על ידי שימוש בקבוצת המאפיינים "תשלום מחזורי".
- המוצר עבורו נרצה שיתבצע חיוב חייב להיות בסטטוס תואם להגדרות בתוסף. אם לא הוגדרו סטטוסים אז החיוב יתבצע רק על מוצרים בסטטוס שאינו מאחד הסוגים מאלו: טיוטה / חדש / נסגר ללא הצלחה.
(במידה ובמערכת שלכם אין סטטוסים למוצרים יתבצע סינון זהה אך לפי סטטוס ההזמנה).
- תאריך תחילת שירות - חובה
כדי שמוצר יהיה כלול בהנפקת מסמכים אוטומטית, חובה להגדיר לו "תאריך תחילת שירות"
- תאריך סיום שירות
אחריו לא יבוצעו יותר חיובים אוטומטיים.
שימו לב - במידה ומעדכנים את תאריך הסיום לתאריך עתידי יותר - עלולים להיווצר חיובים בנמידה ולא נדרש תשלום עד לתאריך הסיום החדש.
- תאריך "נדרש תשלום עד" מקבל תאריך באופן אוטומטי ברגע שהחיוב מתבצע ונוצר במערכת מסמך מוכן להנפקה או שכבר הונפק.
שימו לב - רצוי שלא לשנות את התאריך הזה באופן ידני, אך במידה ומחקתם / ביטלתם מסמך שנוצר אוטומטית חובה לשנות באופן ידני את התאריך של "נדרש תשלום עד" עבור כל מוצר שהיה כלול במסמך.
- הוראות קבע (מס"ב)
כדי לחייב לקוחות במס"ב, יש לגשת פעם בחודש לרשימת המסמכים להנפקה (תפריט -> לקוחות -> מסמכי הנה"ח -> מס"ב), ואז:- לסמן את המסמכים אותם נרצה לחייב
- להוריד קובץ למחשב ושמור אותו עם קידוד ANSI (דרך Notepad)
- לטעון את הקובץ בתוכנה של מס"ב
- להנפיק את מסמכי החשב'/קבלה בקאלה רק עבור החיובים שהצליחו
- איך להפסיק חיוב של לקוח?
כדי להפסיק חיוב יש לשים "תאריך סיום שירות". בהתאם להגדרות יתכן שיתבצע חיוב נוסף עבור אותו לקוח כדי לגבות את התשלום האחרון באופן יחסי לחודש - ולכן חשוב לשים לב לסטטוס של המוצר בהזמנה - כי אם הוא יהיה מסוג "נסגר ללא הצלחה" - לא יתבצע חיוב אוטומטי עבורו
- איך מקפיאים תשלום חודשי מתחדש?
כדי להפסיק לחייב לקוח באופן זמני יש לשים "תאריך סיום לשירות", וכאשר רוצים להמשיך לגבות יש להוסיף את השירות מחדש להזמנה או במקום זה להוריד את "תאריך סיום השירות" ולעדכן את "שולם עד" בהתאם - אחרת תתבצע גביה מאז שהופסק השירות.
- איך עוקבים אחרי חיוב אשראי שנכשל?
כאשר מתבצע נסיון חיוב באשראי והוא נכשל, ההזמנה מקבלת "סטטוס תשלום" = "לא מאושר", לא יונפק מסמך, ויתבצע נסיון חיוב נוסף באופן אוטומטי ביום הבא.
ניתן להגדיר אוטומציה שפועלת כאשר "סטטוס מצב תשלום הזמנה השתנה" שמבצעת לדוגמא שינוי סטטוס של מוצרים בהזמנה מסטטוס מסויים (למשל "תשלום חודשי") לסטטוס אחר (למשל "תשלום חודשי - בעיה בחיוב").
בכל ביצוע של חיוב מחזורי שהיו בו תקלות של נסיון חיוב אשראי ישלח אימייל אל כתובת המייל הראשית של המערכת.
- איך מבצעים את החיוב באופן ידני (במקום לחכות שיגיע הזמן לחיוב אוטומטי)?
כאשר מעוניינים לבצע חיוב + להנפיק מסמך על מוצר שמוגדר לחיוב מחזורי, יש ללחוץ על הכפתור "ביצוע חיוב מחזורי" המופיע בחלק העליון של כרטיס ההזמנה, מתחת לכותרת (הכפתור מופיע רק כאשר יש חיוב מחזורי לביצוע)