למערכת Kala ניתן לייבא מתוך קובץ קיים נתונים של לקוחות / פניות / הזמנות / מוצרים, לצורך הוספה ועדכון במערכת Kala. הקובץ חייב להיות עם סיומות: CSV או TSV (מומלץ) ויכול להיות גם מסוג  XLS, XLSX אך זה מצריך קידוד של הקובץ ולכן אין להשתמש בתוכנת אקסל אלא בגוגל שיטס כפי שרשום בהמשך. במערכת ניתן למצוא הסברים לשמות העמודות בהם ניתן להשתמש - בתפריט העליון יש ללחוץ על הכפתור המוביל לרשימה (למשל "פניות" / "לקוחות" / "הזמנות") ובדף שנפתח נלחץ על כפתור...

בקאלה ניתן ליצור מתוך אימיילים נכנסים, פניות עם נתונים מתוך תוכן האימייל בשדות המתאימים בפניה (אנחנו קוראים לזה "ניתוח תוכן אימייל"). לצורך כך האימייל שמתקבל חייב להיות במבנה קבוע ולהישלח אל או מאת כתובת קבועה. השירות ניתן בתשלום לפי מורכבות הנתונים בתוכן האימייל שמתקבל במערכת. שימוש בתבנית ברורה להעברת המידע תעזור להבטיח ניתוח התוכן באופן יעיל וקל לתחזוקה.

ישנן שתי אפשרויות (שירותים בתשלום) לקבלת פניות / יצירות קשר מאתר וורדפרס: 1. שימוש בתוסף וורדפרס Kala CRM התוסף מעביר באופן אוטומטי פניות (וגם הזמנות מחנויות "ווקומרס") אל מערכת Kala.  2. שימוש בשירות קבלת אימיילים לתוך המערכת ("mail2lead"). השירות מתאים לאתרי וורדפרס המשתמשים בתוסף הפופולארי Contact Form 7. להלן הסבר כיצד יש להגדיר את הטפסים השונים כך שיעבירו את המידע בצורה נכונה לצורך ניתוח התוכן באופן יעיל וקל לתחזוקה.

בדף ההגדרות הראשי תחת "ניהול פניות", ניתן לקבוע מספרי טלפון, כתובות אימיילים וכתובות IP שעבורם לא יווצרו פניות במערכת. כמו כן, תחת הגדרת אימיילים נכנסים ישנה הגדרה - התעלם מאימיילים נכנסים מכתובות מסויימות, שם ניתן להזין מיילים לחסימה.