פירוט יכולות עיקריות במערכת Kala לאישורי הגעה לאירועים:
ניהול אירועים ורשימת מוזמנים
- ייבוא מקובץ חיצוני - ניתן לטעון לתוך המערכת קובץ המכיל את כל פרטי המוזמנים והאירועים. לכל מוזמן יפתח כרטיס תוך שיוכו לאירוע המתאים.
- הקצאת אחראי לטיפול - ניתן לחלק את הטיפול באישורי ההגעה בין העובדים תוך הקצאת המוזמנים אליהם יהיה אחראי כל עובד.
- שדות מותאמים אישית לפרטי אירוע - תאריך ושעה, פרטי הגעה, פרטי החתן והכלה וכו'. מידע זה ישמש ליצירת הודעות טקסט / מיילים דינמיים למוזמנים.
- שדות מותאמים אישית לפרטי מוזמן - מספר המגיעים, שיוך לאיזה צד, העדפת מנה כו'.
- ניהול סטטוסים מותאמים אישית - מאפשר מעקב בצורה ברורה ומקצועית אחר התקדמות הטיפול בכל מוזמן.
תקשורת יעילה עם מוזמנים, בשילוב פעולות אוטומטיות
- שליחת הודעת E-mail / SMS / Whatsapp באופן ידני ואוטומטי - מתוך תבניות דינאמית (תוכן משתנה בהתאם לאירוע) המכילות מידע אודות האירוע, ובמידת הצורך גם קישור לאישור ההגעה באמצעות טופס בדף נחיתה.
- קבלת הודעות סמס חוזרות - ההודעות יכנסו ישירות לתוך כרטיס המוזמן. ניתן להגדיר שינוי סטטוס המוזמן בצורה אוטומטית בעת קבלת התשובה.
- ניתוח אוטומטי של תשובת המוזמן - ניתוח אוטומטי של כמות המגיעים / לא מגיעים בעזרת בוט חכם, עם תגובה אוטומטית של הכמות שזוהתה - חיסכון אדיר בשעות עבודה.
- קבלת מיילים ישירות לתוך המערכת - תגובות של מארגני האירוע / מוזמנים יכנסו לתוך המערכת ישירות לכרטיס שלהם.
- תזמון מועדי שליחת סמסים למוזמנים - לכל אירוע ניתן להגדיר באיזה תאריך ושעה ייצאו סמסים.
- חיוג מהמערכת ותיעוד מלא של כל השיחות - כולל אפשרות כתיבת הערות והקלטת השיחה עם המוזמן (במידה והמערכת מחוברת למרכזיה טלפונית).
- תזכורת ליצירת קשר עם המוזמן - הגדרת תזכורת למועד התקשרות עתידי עם המוזמן.
- שילוב מערך טלפוני + חייגן - ביצוע שיחות יזומות ישירות מתוך המערכת למוזמנים שעוד לא אישרו הגעה. ניתן לשלב את המערכת הטלפוני עם חייגן ואז החייגן מחייג קודם כל למוזמן ורק במידה ויש תשובה מחבר את השיחה עם הנציג.
מעקב אחר ביצועים בזמן אמת
- היסטוריית תקשורת - צפייה בהיסטוריית התקשורת עם המוזמן, אימיילים, סמסים ותיעודים ידניים שבוצעו.
- דו"ח סיכום נוכחי של מצב המוזמנים - מציג תמונת מצב על התקדמות הטיפול באישורי ההגעה כולל מספר עדכני של כמות מגיעים, מתלבטים ולא מגיעים.
- דו"ח אוטומטי במייל בעבור מארגני כל אירוע - הדו"ח כולל פרטים אודות המוזמנים לאירוע וסטטוס אישור הגעתם.
- שולחן עבודה - מרכז מידע בעבור כל האירועים הפעילים. בעבור כל אירוע ניתן לצפות בפילוח המוזמנים לפי סטטוס אישור הגעתם.
דוגמא ללוח הבקרה במערכת אישורי הגעה:
דוגמא לכרטיס מוזמן לאירוע: 