צפייה ברשימת תהליכים אוטומטיים
1. ניתן לצפות ברשימת התהליכים האוטומטיים המוגדרים במערכת דרך התפריט העליון -> יש לעמוד על אייקון גלגל שיניים (משמאל) -> בתפריט שנפתח נבחר ב"תהליכים אוטומטיים":
2. ניתן גם לצפות ברשימת תהליכים אוטומטיים קשורים לסטטוס מסויים או לתבנית אימייל/הודעת טקסט מסויימת, דרך טופס העריכה של כל אחד מהם.
לדוגמא אם הוגדר תהליך אוטומטי שמופעל בעת שינוי לסטטוס X, או הוגדר תהליך אוט' שגורם לשינוי פניה לסטטוס X, אז כאשר נפתח את חלונית עריכת סטטוס X נוכל לראות בתחתית את התהליכים האוט' האלו.
צפייה בתיעוד פעילות של תהליך אוטומטי
1. ברשימת התהליכים עבור כל תהליך ניתן לראות את תאריך ושעת ההרצה האחרונה.2. כמו כן גם ניתן לצפות בהיסטוריית הפעילות של כל תהליך על ידי עמידה על החץ מימין לכל שורה (>) ולחיצה על סמל העין מתוך הפעולות המוצגות בתפריט.
3. בכל תיעוד במערכת של פעולה שבוצעה באופן אוטומטי ניתן למצוא קישור אל התהליך האוטומטי שגרם לה וגם לדעת מי המשתמש שגרם לתהליך לפעול (במידה והפעולה החלה בעקבו פעולת משתמש).
למשל בחלונית היסטוריית תקשורת ופעילות של כל יישויות, במידה ופעולה אוטומטית גרמה לשליחת אימייל, בתיעוד יופיע קישור כזה
ולחיצה עליו תפתח את חלונית עריכת האוטומציה.4. כשאוטומציה כוללת פעולה של שינוי סטטוס ניתן לראות תיעוד של השינוי בכרטיס היישות (למשל הזמנה / פניה) בסרגל מעברי הסטטוס (מתחת לשדה "אימייל") - במעבר על החצים
.לחיצה על החץ יפתח קישור לעריכת האוטומציה.
יצירת תהליך אוטומטי
1. בכדי ליצור תהליך אוטומטי יש לגשת אל רשימת תהליכים אוטומטיים דרך התפריט ושם ללחוץ על כפתור "הוספה" (ירוק משמאל למעלה)
2. בחלון שנפתח יש לבחור מפעיל / טריגר ("בצע פעולות כאשר") שלפיו יקרו פעולות מסוימות.
לדוגמא "סטטוס פניה השתנה":
3. בהתאם לטריגר הנבחר יופיעו הגדרות שונות לתהליך ופעולות שונות.
לדוגמא כאשר בוחרים בטריגר של "סטטוס פניה השתנה" ניתן להגדיר שהפעולות יפעלו רק כאשר מתבצע שינוי של סטטוס מ-X ל-Y:
4. לאחר בחירת הטריגר נבחר את הפעולות שנרצה לבצע אוטומטית בתהליך. לכל פעולה הגדרות שונות משלה.
למשל בפעולה של "שליחת הודעת טקסט לפונה" ניתן לבחור סוג (SMS / WHATSAP / הודעת פייסבוק) וניתן לכתוב טקסט או לבחור תבנית מוכנה מראש.
5. נלחץ על כפתור שמור ונבצע בדיקה של התהליך החדש.
סדר הרצת הפעולות בתהליך אוטומטי
1. ראשונות רצות פעולות של שינוי נתונים כגון:- שינויים במאפייני פניה
- שינוי בסטטוס פניה
- המרות פניה להזמנה/חבר
- שינוי מאפייני חבר
- שינוי מאפייני הזמנה
- שינוי סטטוס ההזמנה
3. לבסוף פועלות שאר הפעולות בהן נמצאות בין היתר "שליחת הודעות טקסט/אימייל".
הרצת מספר תהליכים באותה פעולה
1. ניתן להגדיר לכל תהליך "מיקום" אשר יקבע את סדר הרצת התהליכים (באותה פעולה כמובן). מיקום נמוך יותר יפעל קודם (מספר "1" יפעל ראשון).2. במידה וישנם מספר תהליכים שמוגדר להם אותו המפעיל ומוגדרים להם סינונים, הסינון יתבצע לפני הרצת התהליכים, כלומר הסינונים המוגדרים לתהליך לא יושפעו משינויים שבוצעו בתהליך שרץ לפניו.
לדוגמא:
אם מוגדרים שני תהליכים הפועלים כאשר "פניה חדשה נוצרה" ובשניהם מוגדר סינון "ללא אחראי" ובתהליך הראשון מביניהם שפועל (על פי המיקום) מוגדרת פעולה של "קביעת אחראי" -
כאשר תיווצר פניה חדשה ללא אחראי, והתהליך הראשון שרץ יקבע אחראי, בכל זאת יפעל התהליך השני למרות שהוגדר לו לפעול כאשר אין אחראי (וזה בגלל שבעת יצירת הפניה לא היה לה אחראי).
קישור נוסף:
* מדריך להגדרת אוטומציה מבוססת תאריך.
